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HR steht vor einem Wendepunkt. Denn der digitale Wandel ist unausweichlich. Eine Herausforderung, die gemeinsam angegangen werden muss – mit innovativen Ideen und Strategien. Beim „HR Frontrunners Flagship Event“ in München haben wir Menschen zusammengebracht, die sich dieser Aufgabe stellen und dabei ganz unterschiedliche Ansätze verfolgen.
Digitalisierung verändert das Fundament von HR
Die Digitalisierung betrifft längst nicht mehr nur Prozesse. Sie verändert ganze Strukturen, Rollen und den Einfluss von HR. Doch wie sieht dieser Wandel konkret aus? Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf drei zentrale Themen, die beim Event im Fokus standen und zeigen, was sie für die Zukunft von HR bedeuten:
- Digitale Transformation in der Praxis
- Zusammenarbeit zwischen HR & IT
- Best Practices: HR Analytics & Datenschutz
So gelingt die digitale HR-Transformation
Einen praxisnahen Einblick in das aktuelle Problem bot Stefanie Krenauer, Senior Manager HRIT Europe bei Daiichi Sankyo. Ihre Keynote brachte es auf den Punkt: International fehlt es an einheitlichen Lösungen. Daraus folgen u.a. ineffiziente Prozesse, ein hohes Aufkommen an manuellen Schritten und unstrukturierte Dokumentenverwaltung.
Doch Unternehmen können diesen Herausforderungen entgegentreten – mit 6 Schritten für mehr Effizienz, Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit:
- Technologische Infrastruktur: Global einsatzfähige und skalierbare Tools sind der Schlüssel, um aus guten Ideen funktionierende Lösungen zu machen. Sie verbinden Standorte, automatisieren Prozesse und eröffnen Spielraum für echte Innovation im HR.
- Datenschutz und Sicherheit: Sensible Personaldaten müssen geschützt werden, und das weltweit. Klare Zugriffsrechte sind dabei unerlässlich, um Vertrauen zu schaffen und regulatorische Vorgaben zu erfüllen.
- Datenmanagement: Strukturierte und konsistente Daten sind das Fundament einer erfolgreichen Digitalisierung. Sie ermöglichen nicht nur präzise Analysen und fundierte Entscheidungen, sondern auch eine reibungslose Integration in Folgesysteme.
- Automatisierung von Prozessen: Durch die Vereinheitlichung und Automatisierung wiederkehrender Abläufe wird HR spürbar entlastet. So laufen Prozesse nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier – und machen endlich den Weg frei für strategische Aufgaben.
- Nutzerfreundlichkeit: Intuitive Self-Service-Angebote ermöglichen Mitarbeitenden und Führungskräften vereinfachten Zugriff auf Prozesse ganz ohne Anfragen bei HR. So können Prozesse beschleunigt und manueller Aufwand reduziert werden.
- Change Management: Entscheidend ist, dass Mitarbeitende den digitalen Wandel mitgehen. Durch gezielte Kommunikation und Unterstützung der Belegschaft kann die Anpassung an digitale Arbeitsweisen stark vereinfacht werden.
HR & IT – Digitale Transformation mit Mehrwert
Wie wichtig ein gemeinsames Verständnis und abgestimmte Prozesse für die digitale HR-Transformation sind, machte die Podiumsdiskussion zwischen Jürgen Mechler (Program Lead HR Transformation Technology, grenke) und Patrick Martin (Head of IT Applications, Wörwag Pharma) deutlich: Für eine erfolgreiche HR-Digitalisierung braucht es eine enge Zusammenarbeit zwischen HR und IT – auf Augenhöhe und mit einer gemeinsamen Vision. Denn nur wenn verschiedene Fachbereiche gemeinsam an klaren Prozessen arbeiten, kann die Transformation im HR gelingen.
Die Technologie soll den Menschen hierbei nicht ersetzen. Viel mehr wird Raum für menschliche Interaktion geschaffen und somit der Mensch in seiner Rolle gestärkt. Gleichzeitig ändern sich aber die Rollen und Anforderungen im HR spürbar. So bilden Datenkompetenz, Prozessverständnis und Kommunikationsfähigkeit die zentralen Qualifikationen für die Zukunft. Denn oft zeigt sich: Wenn Arbeitsprozesse ungewöhnlich aufwendig sind, liegt es zumeist daran, dass vom Soll-Prozess abgewichen wurde.
Automatisierung und KI: Wie smarte Prozesse HR in Bewegung bringen
Ein zentrales Highlight unseres Events stellten die Breakout-Sessions dar, die den teilnehmenden HR-Expert:innen eine wertvolle Plattform für den fachlichen Austausch boten. In diesem Rahmen wurden 30 HR-Fachkräfte gebeten, den Digitalisierungsgrad von HR-Prozessen in ihrem Unternehmen einzuschätzen.
Es zeigte sich, dass die Prozesse rund um Gehaltsnachweise bereits weitgehend digitalisiert sind. Auch im Bereich Performance-Reviews ist die Digitalisierung bereits fortgeschritten. In anderen Bereichen besteht hingegen noch ein hoher manueller Aufwand. Dazu gehören Prozesse wie Beschäftigungsbestätigungen, Offboarding, Anpassung von Arbeitszeiten, Dokumenteneinreichung und Compliance-Prüfungen. Dies verdeutlicht ein erhebliches Potenzial für Automatisierung und Digitalisierung. Der Grad der Automatisierung einzelner HR-Prozesse ist in der folgenden Abbildung dargestellt:
Mit klarer Sicht durch datengetriebene Entscheidungen
Automatisierung ist jedoch nur ein Teil der digitalen HR-Transformation. Auch der strategische Umgang mit Daten übernimmt eine zunehmend wichtigere Rolle. Denn Im Personalwesen werden meist riesige Datenmengen verwaltet, darunter Recruiting-relevante Fakten, Fluktuationsraten, Weiterbildungen uvm. Doch diese Daten bringen uns nur weiter, wenn sie sinnvoll ausgewertet werden, um strategische Entscheidungen zu treffen.
Dies wird mit Hilfe relevanter KPIs und Dashboards möglich. Denn „KPIs sind nicht einfach nur Zahlen. Sie zeigen, dass HR den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich vorantreibt und die organisatorischen Prozesse verbessert“, sagt aconso CEO Ulrich Jänicke. So wird HR nicht nur messbar, sondern insbesondere auf Managementebene strategisch nutzbar. Entscheidend sind hierbei nicht nur die Daten, sondern auch der richtige Kontext. Nur so können fundierte Entscheidungen getroffen werden.
Neue Richtung, klare Regeln: Datenschutz und Arbeitsrecht in Bewegung
Nicht zuletzt, aber keineswegs weniger relevant, beleuchteten wir die aktuellen Veränderungen im deutschen Datenschutz und Arbeitsrecht. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz und der Anpassung von §2 im Nachweisgesetz gelten neue Regeln für HR-Dokumente.
Alles, was Sie dazu wissen müssen, erfahren Sie in der ersten Folge unseres brandneuen HR-Podcasts „HR, Whats Next?“ – jetzt reinhören!
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