Die meisten Personalabteilungen haben in den vergangenen Jahren kräftig digitalisiert. Bewerbungen laufen über Recruiting-Plattformen, Stammdaten liegen in modernen HR-Systemen und Dokumente im digitalen Personaldossier. Doch zwischen diesen Systemen klafft oft eine Lücke. Wird ein neuer Mitarbeiter im HR-System angelegt, taucht er deshalb noch lange nicht automatisch im Personaldossier auf. Die Schnittstelle, die beides verbinden soll, ist bei der IT beantragt, doch das Ticket ist seit Wochen offen.
Bis dahin hilft sich das HR-Team selbst: Name, Eintrittsdatum und Vertragsdaten werden von Hand übertragen und später noch einmal abgeglichen. Das ist mühsam und fehleranfällig, aber es funktioniert irgendwie. In vielen Unternehmen ist genau dieser Zustand längst zur Normalität geworden.
Die Gründe dafür sind gut nachvollziehbar. Integrationsanfragen aus dem Personalbereich konkurrieren mit Sicherheitsupdates, Cloud-Migrationen und Infrastrukturprojekten, und die gelten intern fast immer als dringlicher. Hinzu kommt ein strukturelles Problem: Es fehlen die Leute. Laut einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom sind in Deutschland rund 79.000 Stellen für IT-Fachkräfte unbesetzt. 97 Prozent der Unternehmen mit offenen IT-Stellen tun sich schwer, sie zu besetzen. Am häufigsten gesucht werden ausgerechnet Fachleute für Administration und Systembetrieb, also genau jene, die Schnittstellen einrichten und am Laufen halten.¹
Was im Einzelfall nach ein paar Minuten Tipparbeit aussieht, summiert sich. Jede manuelle Übertragung ist eine Gelegenheit für Fehler: ein Zahlendreher in der Personalnummer, eine Adresse, die nur in einem der beiden Systeme geändert wurde, ein Vertrag auf Basis veralteter Stammdaten. Auffallen tun solche Fehler meist erst, wenn sie Folgen haben.
Schlechte Daten sind teuer. Nach Schätzungen von Gartner kosten sie Unternehmen im Schnitt 12,9 Millionen US-Dollar pro Jahr.² Bei Personaldaten kommt noch etwas hinzu: Laut Artikel 5 der DSGVO müssen sie korrekt und aktuell sein. Und Arbeitgeber müssen das im Zweifel nachweisen können.³
Viele Anbieter von HR-Software gehen deshalb einen anderen Weg. Sie programmieren nicht mehr für jeden Kunden eine eigene Schnittstelle, sondern liefern fertige Verbindungen zu den gängigen HR-Systemen gleich mit. Um Betrieb und Updates kümmern sie sich selbst. Statt eines langen IT-Projekts reicht dann oft ein Klick in den Einstellungen.
Die IT bleibt trotzdem im Boot. Sie legt einmal fest, welche Daten fliessen dürfen und wer Zugriff hat. Innerhalb dieses Rahmens entscheidet die Personalabteilung selbst, welche Verbindungen sie braucht. Da alles in die bestehenden Sicherheitsregeln eingebunden ist, entsteht keine Schatten-IT.
aconso setzt dabei auf Plug & Play Integrationen. Das Prinzip ist einfach: Statt eine Schnittstelle aufwendig zu programmieren, wird eine fertige Verbindung eingeschaltet. Für führende HR-Systeme wie Workday oder SAP SuccessFactors lassen sich diese Integrationen direkt im aconso Admin Center aktivieren, ganz ohne eigenes IT-Projekt.
Der Ansatz ist systemagnostisch, also nicht an ein bestimmtes HR-System gebunden. Betrieb, Wartung und Updates übernimmt aconso, die Sicherheitsregeln und Zugriffsrechte des Unternehmens gelten weiter. So stehen neue Mitarbeiter rechtzeitig im digitalen Personaldossier, ohne Abtippen und ohne offenes Ticket.
Mehr Informationen finden Sie in der Übersicht zu den Plug & Play Integrationen von aconso.
Dass einfache Schnittstellen Wochen dauern, ist also weniger ein technisches als ein organisatorisches Problem. Die entscheidende Frage lautet nicht mehr, ob sich HR-Systeme verbinden lassen, sondern wie schnell.
Quellen:
¹ Bitkom: Der Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte – Studie 2026
² Gartner: 12 Actions to Improve Data Quality (via Verato)
³ Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten