Was mit dem neuen Nachweisgesetz auf Personalabteilungen zukommt

Was regelt das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz beschreibt die Verpflichtung des Arbeitgebers, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich zusammenzufassen. Mit dem Nachweisgesetz soll eine größere Rechtssicherheit durch die Verpflichtung zur schriftlichen Fixierung der wesentlichen Arbeitsbedingungen geschaffen werden.¹ Vertragsbedingungen müssen mit einer Frist von einem Monat nach Arbeitsbeginn schriftlich festgehalten werden.

Mindestbestandteile eines Arbeitsvertrages:

• Name und Anschrift Vertragspartner
• Arbeitsbeginn
• Vorhersehbare Dauer des Arbeitsvertrages
• Arbeitsort
• Tätigkeitbeschreibung
• Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes
• Regelarbeitszeit
• Urlaubsanspruch
• Kündigungsfrist
• Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Was ist neu?

Das neue Nachweisgesetz, welches am 01. August 2022 wirksam wurde, schafft durch die Ergänzung zusätzlicher Angaben im Arbeitsvertrag mehr Transparenz und verlässlichere Arbeitsbedingungen. Das neue Nachweisgesetz basiert auf einer EU-weiten neuen Richtlinie, nach der Arbeitsbedingungen schriftlich festgelegt werden müssen.

Demnach müssen alle Arbeitsverträge seit 01. August 2022 auch folgende Informationen enthalten:

• das Enddatum bei befristeten Arbeitsverträgen und die Dauer der vereinbarten Probezeit
• die Möglichkeit zur freien Wahl des Arbeitsortes, soweit vereinbart
• die Möglichkeit, Überstunden anzuordnen, deren Voraussetzungen sowie deren Bezahlung
• den Zeitpunkt, zu dem die vertraglich vereinbarte Vergütung fällig wird und die Art, in der die Vergütung ausbezahlt wird
• die vereinbarten Pausen und Ruhezeiten
• das Schichtsystem und den Schichtrhythmus
• die Voraussetzungen für Schichtänderungen
• sämtliche Einzelheiten zur Abrufarbeit, soweit vereinbart
• ein eventueller Fortbildungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber
• Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung
• sämtliche Einzelheiten zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses, wie das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage

Kommt das Papier zurück?

Ein ebenfalls neues Erfordernis ist die Notwendigkeit, Arbeitsverträge in Papierform ausdrucken zu müssen. Laut § 2 Abs. 1 Satz 3 des Nachweisgesetzes ist die elektronische Form beim Arbeitsvertrag nach wie vor ausgeschlossen.² Das heißt, der Arbeitgeber muss den Arbeitsvertrag auf Papier ausdrucken und den Mitarbeitenden händisch übergeben. Wie das mit den Digitalisierungsplänen vieler Unternehmen einhergehen soll, ist jedoch fraglich. Viele HR-Abteilungen sind bereits mittendrin in ihrem Digitalisierungsvorhaben und wollen gerade das nicht mehr – Papierberge im Büro. Doch auch wenn das Erfordernis der Papierform von Arbeitsverträgen nicht auf das Digitalisierungskonto deutscher HR-Abteilungen einzahlt, spricht nichts gegen einen digitalen Weg, den Arbeitsvertrag zu erstellen, zu bearbeiten und diesen dann ebenfalls in einer digitalen Personalakte abzulegen. Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen können dann einfach und effektiv über eine HR Software erfolgen.

Mit einer geeigneten HR Software lassen sich Arbeitsverträge in wenigen Sekunden automatisiert erstellen – sogar direkt am Ende des erfolgreichen Bewerbungsgesprächs. Sobald sich beide Parteien einig sind, dass sie zusammenarbeiten möchten, können Führungskraft und Wunschkandidat:in gemeinsam die Vertragsmodalitäten durchgehen. Gesetzlich festgelegte Parameter sind hinterlegt und werden automatisch abgefragt. Am Ende werden sie zu einem flüssigen, sprachlich korrekten und rechtssicheren Arbeitsvertrag zusammengestellt.

Lesen Sie hier mehr über die digitale Vertragserstellung.

¹ https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/nachweisgesetz-38230
² Bundesministerium für Justiz, Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen (Nachweisgesetz – NachwG) § 2 Nachweispflicht: https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__2.html