Am 1. September stand der Community Talk "Regulatorik & Compliance im HR" im Fokus: Dr. Martin Grentzer, aconso Vorstand und Community Ambassador,gab den Impuls zu drei anstehenden Terminen für HR und einer gemeinsamen Frage:
Wer prüft eigentlich, und besteht das eigene System diese Prüfung? Zu jedem der drei Termine ordnen wir kurz das rechtliche Problem ein und zeigen eine konkrete Handlungsempfehlung.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen prüfungsrelevante Entgeltunterlagen elektronisch und revisionssicher vorliegen. Revisionssicher heißt: Niemand kann im Nachhinein etwas ändern, ohne dass das sichtbar wird. Hintergrund ist, dass die Deutsche Rentenversicherung ihre eigene Prüfpraxis digitalisiert (Stichwort euBP). "Wir scannen das bei Bedarf" wird dann nicht mehr reichen, wenn geprüft wird, muss die Antwort in Minuten kommen, nicht in Wochen.
In der Diskussion zeigte sich: Die Technik ist meist schon da, es hakt aber an Details, etwa eindeutigen, "revisionssicheren" Dokumentbezeichnungen, die vielen Systemen noch fehlen. Eine Teilnehmerin wünschte sich einen gebündelten Export nach Zeitraum statt der bisherigen manuellen Zusammenstellung.
Lösung: Die Personalakte als revisionssicheres, exportierbares System aufsetzen, mit klaren Bezeichnungen, Personalnummer und Zeitraum, sodass sich Unterlagen im Prüfungsfall gebündelt und ohne manuellen Aufwand bereitstellen lassen. So werden gleichzeitig §8 BVV, DSGVO-Löschfristen und die Beweisführung bei einem Whistleblower-Fall abgedeckt.
Der EU AI Act ist das europäische Rahmengesetz für den Umgang mit Künstlicher Intelligenz. Er staffelt die Pflichten für Unternehmen nach dem Risiko der jeweiligen Anwendung, von geringen Vorgaben bei risikoarmen Systemen bis hin zu strengen Anforderungen für Hochrisiko-Systeme wie KI-gestützte Bewerberauswahl oder Beförderungsentscheidungen.
Dr. Martin Grentzer warnte vor einem weitverbreiteten Missverständnis: Während die Hochrisiko-Pflichten für KI-Systeme über den Digital Omnibus (veröffentlicht am 27. Juli im EU-Amtsblatt) auf den 2. Dezember 2027 verschoben wurden, greifen andere Vorgaben längst, so gelten die Kennzeichnungspflichten für KI-Inhalte seit dem 2. August 2026, und die Pflicht zur KI-Kompetenz im Team besteht für die alltägliche Nutzung von Tools wie ChatGPT oder Copilot bereits seit Februar 2025. Wie gravierend die Lücke zwischen operativem Einsatz und regulatorischer Steuerung ist, verdeutlicht zudem der aktuelle SAP Value of AI Report (in Zusammenarbeit mit Oxford Economics): Lediglich 11 % der Unternehmen schätzen ihre KI-Governance als vollständig ausreichend ein, während 57 % noch immer über keinen festen Prozess für die menschliche Kontrolle verfügen.
Ein Teilnehmer aus einem stark automatisierten Unternehmen berichtete, wie ein solcher Rahmen aussehen kann: eine unternehmensweite Betriebsvereinbarung zu KI, Schulungen für Mitarbeitende und ein sicheres Tool wie Copilot statt öffentlicher Chatbots, der Betriebsrat war früh eingebunden, nennenswerter Widerstand blieb aus.
Lösung: Jetzt eine unternehmensweite KI-Inventur und ein Kompetenz-Programm aufbauen, ergänzt um eine Betriebsvereinbarung, die Nutzung, Grenzen und ein freigegebenes, unternehmenssicheres Tool regelt. Betriebsrat und Datenschutz früh einbinden, statt erst zu reagieren, wenn das System schon steht.
Deutschland hat die EU-Frist zur Entgelttransparenz verpasst, Gerichte legen das Recht aber schon richtlinienkonform aus. Wer auf den fertigen Gesetzestext wartet, wartet faktisch auf etwas, das vor Gericht schon wirkt. Neu ist der Begriff der "gleichwertigen Arbeit" mit vier EU-Kriterien, die klassische Tarifverträge bislang nicht abbilden; offen ist, ob Tarifverträge davon ausgenommen werden.
Eine Abstimmung in der Runde zeigte: Viele haben bereits transparente Gehaltsbänder, unabhängig von Tarifbindung, aber rechnen mit Nachschärfbedarf, sobald das Gesetz kommt.
Lösung: Vergütungsstruktur und Datenverarbeitung schon jetzt so behandeln, als gäbe es die Gesetze bereits – etwa durch klar dokumentierte, für Mitarbeitende einsehbare Gehaltsbänder und eine saubere Dokumentation der Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis.
„Automatisiert das Routinemäßige, damit HR Zeit für Menschen hat. Aber nur Menschen tragen Verantwortung – KI kann unterstützen, sie kann nicht entscheiden, und sie haftet nicht.“ – Dr. Martin Grentzer
Drei Themenblöcke, drei unterschiedliche Reifegrade in der Community, der rote Faden bleibt aber derselbe. Unabhängig davon, wie sich einzelne Fristen im Detail noch verschieben, lohnen sich drei Schritte:
Die HR Frontrunners Community zählt inzwischen 223 Mitglieder aus 10 Ländern. Nach dem Community Dinner am 27. August in Berlin stehen bereits die nächsten Veranstaltungen an: das Community Dinner am 15. Oktober in München sowie der virtuelle Community Talk am 1. Dezember mit BioNTech zum Thema „HR Priorities 2027“.
Jetzt Teil der HR Frontrunners Community werden und den Austausch zu den Zukunftsthemen von HR aktiv mitgestalten.