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Die Digitalisierung hat die HR-Welt in den letzten Jahren rasant verändert. Neue HR-Software und digitale Arbeitsweisen versprechen mehr Effizienz, bessere Prozesse und eine moderne Employee Experience. Doch vielerorts zeigt sich inzwischen auch die Kehrseite: Tech Overload. Anstatt die Arbeit zu erleichtern, sorgt die Flut an Tools oft für Frust, Mehraufwand und sinkende Produktivität.
Zwischen Effizienz und Überforderung
Viele HR-Abteilungen haben während der Corona-Pandemie in Rekordzeit neue Lösungen eingeführt – vom Recruiting über Collaboration-Plattformen bis hin zu intelligenten Dokumentenmanagement-Systemen. Was als schnelle Arbeitserleichterung gedacht war, entpuppt sich heute häufig als Flickenteppich. Tools laufen nebeneinander her, sind kaum integriert und führen zu doppelten Arbeitsschritten.
Die aktuelle HR-Studie 2025 bestätigt diesen Eindruck: Rund 50 % der HR-Führungskräfte weltweit erkennen Tech Overload in ihren Teams. In Deutschland nennen 69 % den technologischen Wandel und den steigenden Weiterbildungsbedarf als größte Challenge der kommenden Jahre. Die Folgen:
- Frustration und Stress bei den Mitarbeitenden
- Produktivitätsverluste durch komplexe Schnittstellen
- Fehleranfälligkeit in Prozessen
- sinkende Akzeptanz für neue digitale Lösungen
Kurz gesagt: Was eigentlich Effizienzsteigerung durch HR-Digitalisierung bringen sollte, wird oft zur Belastung.
Die zentralen Herausforderungen
Im Kern lassen sich die Schwierigkeiten auf drei Punkte reduzieren:
- Tool Overload – zu viele HR-Systeme, zu viele Schnittstellen, zu viele Datensilos.
- Fehlende digitale HR-Strategie – HR und IT arbeiten oft nicht eng genug zusammen, um eine konsistente Systemarchitektur zu schaffen.
- Change Management – Mitarbeitende werden nicht früh genug miteinbezogen, die Akzeptanz für neue Software bleibt aus.
Besonders deutlich wird das beispielsweise im Recruiting: Viele Unternehmen haben spezialisierte Recruiting-Tools eingeführt, die sich im Nachhinein nur schwer mit Core-HR-Systemen oder anderen Plattformen verknüpfen lassen. Die Folge: kostspielige Sonderlösungen und steigende Komplexität.
Wege aus dem Teufelskreis
Um den Kreislauf aus immer neuen Tools und wachsender Überforderung zu durchbrechen, braucht es einen klaren Perspektivwechsel: Vereinfachung statt Perfektion. Statt jedem Use Case ein eigenes Tool zu widmen, sollten Unternehmen auf weniger, aber besser integrierte Systeme setzen. Drei zentrale Hebel helfen dabei:
- Konsolidierung und Integration von HR-Software
Lieber wenige Tools, die nahtlos ineinandergreifen, als ein Sammelsurium ohne Schnittstellen. End-to-End-Prozesse schaffen echte Entlastung.
- Strategische Abstimmung von HR und IT
HR darf nicht isoliert handeln. Entscheidungen über Softwareanschaffungen sollten gemeinsam mit IT und weiteren Beteiligten auf Unternehmensebene getroffen werden. Nur so entstehen nachhaltige Architekturen und ebnen den Weg für eine zukunftsfähige HR-Digitalisierung.
- Fokus auf den Menschen
Technik darf nicht zum Selbstzweck werden. Tools müssen benutzerfreundlich sein, Mitarbeitende frühzeitig eingebunden und deren Akzeptanz gesichert werden. Nur wenn HR-Software den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtert, entfaltet sie ihren Mehrwert.
Vereinfachung als Schlüssel
Der digitale Wandel in HR ist unumkehrbar. Doch er darf nicht in Überforderung münden. Wer den Mut hat, Systeme zu konsolidieren, strategisch zu planen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt zu stellen, wird aus der Tool-Flut echten Mehrwert schöpfen.
Mehr Insights zu diesem Thema gibt es in unserer neuen Podcast-Folge von „HR, What’s Next?“ (Episode 3), in der wir den Tech Overload in HR ausführlich beleuchten. Reinhören lohnt sich: